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Dans le mille

Stratégies pour accroître la concentration et le rendement au travail.

Après deux longues années, notre façon de travailler change de nouveau. Mais cette fois-ci, il s’agit d’un retour à la routine de vie au bureau habituelle, que ce soit à temps plein ou en suivant un modèle hybride de travail à domicile et au bureau. Dépoussiérer vos vêtements de travail et voir vos collègues et vos clients peut être un grand changement, mais aussi une occasion d’évaluer vos habitudes de travail. Quels sont les obstacles qui pourraient vous faire perdre du temps? Quels changements pourraient vous aider à accroître votre productivité?

Dans un récent sondage mené au Canada, près de 60 % des répondants disent perdre jusqu’à deux heures de productivité par jour en raison de distractions au travail. Lorsqu’on leur a demandé d’identifier les principales sources de distraction, les collègues bavards constituaient le principal facteur de perte de productivité, suivis par des milieux de travail bruyants et ouverts, puis par les réunions qui font perdre du temps.[1] De plus, on estime que le Canadien moyen passe maintenant un peu moins de deux heures par jour sur les médias sociaux[2]. Les conditions sont réunies pour perdre plus de la moitié de la journée.

Établir le lien entre les valeurs et une vie focalisée

Les distractions constantes peuvent vous sembler une lutte quotidienne pour votre temps. Mais il est plus que possible de reprendre le contrôle, et cela commence par la prise de conscience, l’établissement de limites et la discipline. David Grice, conseiller en technologie des affaires à Placements Manuvie, travaille avec les conseillers pour les aider à trouver de meilleures façons de travailler plus efficacement. 

« Souvent, on se sent désemparé par manque de concentration. Une bonne façon de reprendre le contrôle est d’identifier nos valeurs, explique M. Grice. Réfléchissez à votre échelle de valeurs et déterminez celles qui concernent le travail et la famille. Pensez à la raison pour laquelle vous êtes ici, à ce sur quoi vous voulez vous concentrer, et consacrez-y plus de temps et d’énergie. »

Gerry Bickerton, un conseiller de l’île de Vancouver, affirme qu’en mettant ses valeurs personnelles à l’avant-plan, il garde le cap avec sa liste de choses à faire. 

« Je pense que si vous posez la question à la plupart des parents, leur principale valeur serait d’offrir à leurs enfants une vie meilleure que la leur, croit M. Bickerton. Et j’ai la chance d’être dans un secteur où je peux travailler en ce sens tout en aidant les autres à réussir sur le plan financier. Lorsque je suis au travail, je me concentre sur les tâches à accomplir : répondre aux appels des clients, préparer et tenir des réunions avec les clients et élaborer des rapports. Ensuite, à la maison, je me concentre entièrement sur ma famille, et je ne laisse pas le travail devenir une distraction pendant mes temps libres. »

Prendre la technologie en main

Grâce à la technologie, il n’a jamais été aussi facile de rester en contact. Mais si votre journée ressemble à un flot constant de courriels, de messages textes et d’invitations à des réunions qui se font concurrence pour attirer votre attention, le moment est peut-être venu d’établir certaines limites. 

« Comme c’est le cas dans de nombreux secteurs, les conseillers sont toujours à l’affût des nouveaux courriels et messages textes, puis ils réagissent immédiatement s’il s’agit d’un client, dit M. Bickerton. Le fait de répondre immédiatement à des messages a une grande incidence sur la productivité. Interrompre ce que vous faites pour répondre à un courriel nuit vraiment à la tâche à accomplir, par exemple la préparation d’un rendez-vous avec un client, la création d’un rapport et les recherches sur les tendances du secteur. »

« C’est apprendre à dire non, et ça commence par vos distractions numériques, affirme M. Grice. Cela peut être un travail continuel, mais une première étape facile consiste à désactiver les notifications. Chaque fois que vous entendez des sonneries, l’esprit s’éloigne de la tâche à accomplir. »

La désactivation des notifications est un bon point de départ, mais songez à mettre en œuvre une stratégie plus solide, surtout pour les courriels. En moyenne, un professionnel occupé qui reçoit environ 120 messages quotidiennement peut passer 2,6 heures par jour à lire ses courriels et à y répondre.[3] Chaque interaction par courriel détourne l’attention de la tâche à accomplir, ce qui peut entraîner une perte de productivité encore plus grande. Une première mesure réalisable pourrait être de commencer à limiter la fréquence à laquelle vous regardez vos courriels. Envisagez de consulter votre boîte de réception une fois par heure seulement. 

« Je crois que, lorsque les conseillers entendent qu’ils ne devraient consulter leurs courriels que deux ou trois fois par jour, ils ont tendance à se sentir stressés et croient qu’ils n’offriraient pas le meilleur service à leurs clients s’ils appliquaient ce conseil, confie M. Bickerton. Mais en réalité, vous constaterez que la productivité et la concentration s’améliorent. Vous pouvez fournir une réponse mieux ciblée à votre client, et l’anxiété générée par la conviction interne que vous devez fournir une réponse disparaît immédiatement. Vous avez un meilleur contrôle sur votre horaire quotidien. »

Il en va de même pour les médias sociaux. Le temps passé à faire défiler l’écran est-il bénéfique et conforme à vos valeurs?

« J’ai récemment évalué toutes les plateformes de médias sociaux que j’utilisais et j’ai analysé leur contribution à mes valeurs fondamentales. Et la réponse courte est que ces plateformes n’y contribuent pas, dit M. Bickerton. Je passais beaucoup de temps à parcourir les fils d’actualité et c’est du temps qui aurait pu être consacré à ma famille ou à des projets professionnels. J’ai donc décidé de tout désactiver. Je passe maintenant plus de temps avec mes enfants et je travaille davantage sur mes processus opérationnels. »

« Les médias sociaux peuvent être un élément fantastique d’une entreprise, mais en tant que conseiller, vous n’avez pas vraiment besoin d’y être très souvent pour avoir une stratégie efficace liée aux réseaux sociaux. Vous pouvez déléguer des tâches à un membre de l’équipe et profiter de la programmation des publications, explique M. Grice. Il est important de comprendre que vous avez le pouvoir de les contrôler, plutôt que de les laisser vous contrôler. »

La technique Pomodoro

Une autre méthode efficace pour vous concentrer de façon structurée durant votre journée de travail est ce qu’on appelle la technique Pomodoro (en anglais seulement). Grâce à une gestion rigoureuse du temps, vous vous entraînez à devenir très concentré pendant des périodes de temps. 

« C’est vraiment une question de réserver du temps et de planifier votre journée, et cette planification quotidienne se fait à l’avance, pas spontanément, dit M. Grice. Dans mon agenda, ma prochaine journée est planifiée. Il n’y a aucune possibilité de laisser les distractions combler les créneaux vides. Je sais exactement comment ma journée va se dérouler. »

« En règle générale, on peut travailler fort et rester concentré pendant environ 90 minutes, puis notre productivité commence à diminuer, affirme M. Bickerton. Je prends donc une pause de 5 à 15 minutes après. Je sors, je m’étire et je refais le plein d’énergie, puis je suis prêt à travailler encore 75 minutes, concentré et productif. En adoptant cette stratégie, je trouve que je suis beaucoup plus productif en accomplissant une seule tâche. Je la termine plus rapidement et plus efficacement et je me sens mieux. »

Essentiellement, vous entraînez votre cerveau à se concentrer pendant de courtes périodes. Avec le temps, cette méthode de travail peut vous aider à améliorer votre capacité d’attention et votre concentration. Et en prenant des pauses régulières, vous pouvez contribuer à préserver votre créativité et votre motivation.

Aujourd’hui, il y a plus de distractions qui exigent plus de discipline que jamais. Et même s’il peut être difficile de mettre en œuvre de nouvelles habitudes de travail, votre capacité à vous atteler à la tâche et à atteindre les objectifs qui vous tiennent le plus à cœur peut vous être bénéfique. 

Vous voulez en savoir plus sur les meilleures façons de travailler? Jetez un coup d’œil à la série de vidéos gratuites Manulife’s Art and Science of Focus (en anglais seulement), animées par David Grice et Gerry Bickerton.

[1] https://www.globenewswire.com/news-release/2020/02/10/1982254/0/fr/Pr%C3%A8s-des-deux-tiers-des-Canadiens-sont-distraits-au-travail-et-perdent-jusqu-%C3%A0-2-heures-par-jour.html 

[2] https://www.statista.com/statistics/237478/daily-time-spent-with-media-among-adults-in-canada/ (en anglais seulement) 

[3]https://hbr.org/2019/01/how-to-spend-way-less-time-on-email-every-day (en anglais seulement) 


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